まず簡単に、規約・規程と規定について
規約とは、組合の業務運営その他一定の事項に関し、組合と組合員間を規律する自治法規であって、定款と同様、総会において決められるべき性質をもったもので、選挙規約、委員会規約、金融事業規約、共同購買事業規約等があります。
規程とは、組合の事務、会計その他に関して定める内部的な規律であって、主として事務遂行上必要な関係を規律する内規律的なもので、理事会等に諮り決定し得る性質を持つので、文書処理規程、服務規程、給与規程（役員、理事報酬の基本ルールは規約で制定）等があります。
規定とは、規約、規程や定款などで決められた条文そのもののことを言います。
では、どのような規約・規程を用意する必要があるのでしょうか。ここでは、国からの委託事業や補助金事業を行う前提で必要になるかもしれない書類を列挙してみます。実務に照らして必要のないものは割愛可能ですが、微妙な時は組織としての内部統制、内部牽制が機能するかという見地で取捨選択すれば良いかと思われます。
＜全社的なもの＞
組合員規約
理事会運営規約
賦課金の分担等に関する規約
経理規約
秘密保持規約
＜人材に関するもの＞
就業規則
旅費交通費支給規約
理論労働時間表
健保等級証明書
健康保険・厚生年金保険被保険者標準報酬決定通知書
社員出向に関する協定書
＜技術に関するもの＞
知的財産取扱い規約
＜購入に関するもの＞
購買規程
－購入伺い書
－見積依頼書
－選定理由書
－発注書兼注文請書
－納品書兼検収書
個々の説明は大変になってしまいますので、省略させて下さい。
ルール及び書類の整備という観点で、全体像を掴んでいただければ幸いです。